Huolellisesti laadittu sopimus myyjän ja ostajan välillä takaa molemmille osapuolille mahdollisimman riskittömän yhteistyön. Myös oikein valitut vakuutukset oman yritystoiminnan turvaamiseen suojaavat mahdollisilta sopimusriskeiltä.
Kirjallisen ja huolellisesti laaditun sopimuksen merkitys huomataan usein viimeistään siinä vaiheessa, kun sopimuksen osapuolien välille syntyy yhteisymmärryksen puute tai toinen osapuoli ei toimikaan sovitun mukaisesti. Yritysten välisiä sopimuksia tehdään yllättävänkin usein suullisella tasolla. Silloinkin, kun yhteistyökumppanit ovat vanhoja tuttuja keskenään, on erimielisyyden riski olemassa. Tällöin on tärkeää, että pohjalla on kirjallinen sopimus, jonne on kirjattu selkeästi molempien osapuolten vastuut.
- Sopimuksen sisältö ei saa missään nimessä olla vain yrityspäättäjän omassa päässä. Miten käy, jos yrityspäättäjä sairastuu äkillisesti? Sopimuksen sisällön lisäksi toki myös sopimuskumppanin valinnalla on merkittävä rooli, sanoo LähiTapiola Varsinais-Suomen riskipäällikkö Mikko Suominen.
Sopimus on siis tärkeä riskienhallinnan keino. Ongelmatilanteen ilmaantuessa oikein tehty sopimus osoittaa osapuolten vastuut ja voi estää esimerkiksi maksukyvyn tai asiakassuhteen menetyksen. Mahdollisesta vahingosta voi myös aiheutua yritykselle turhaa mainehaittaa.
Jotta riskeihin voi varautua on niiden tunnistaminen oleellista
Pienen yrityksen on tärkeä huolehtia sopimuksen teon yhteydessä siitä, ettei se sitoudu vastuuseen, joka ylittää yrityksen oman riskinkantokyvyn. Tyypillisiä sopimusriskejä ovat esimerkiksi tuotteen tai palvelun aiheuttama vahinko sopimuskumppanille, sopimuksen toteutumatta jääminen tai sopimuksen puutteellinen toteutuminen. Sopimuksen teossa on hyvä käyttää apuna asiantuntijaa ja monesti on mahdollista hyödyntää sopimuksen teossa myös yleisiä sopimusehtoja, jotka huomioivat oman toimialan erityispiirteet. Näihin on kuitenkin syytä perehtyä kunnolla ennen sopimuksen laatimista.
Jotta riskeihin voi varautua, täytyy ne ensin tunnistaa. On tärkeä tunnistaa mitä pahimmillaan voi tapahtua ja mihin se pahimmillaan voi johtaa. Vahingoilta ei aina voi välttyä, mutta kun sopimukseen on määritelty selkeästi osapuolten velvollisuudet ja asianmukaiset vastuunrajoitukset voidaan sopimusriskejä hallita. Tällöin myös varmistetaan se, ettei mahdollinen korvausvelvollisuus ylitä yrityksen riskinkantokykyä.
- Sopimukseen tulee kirjata asiat selkeästi ja siten, että ne vastaavat osapuolten tarkoitusta. Kannattaa aina tarkistaa, että ymmärtääkö myös ulkopuolinen taho sopimuksen sisällön samoin kuin sopimuksen osapuolet? Mikäli näin ei ole, tulee sopimuksen sisältöä selkeyttää, toteaa Suominen.
Vakuutuksen merkitys riskienhallinnassa
Vakuuttamalla yrityksensä oikealla tavalla turvaa yritys toimintansa ja taloutensa mahdollisten sopimusriskien varalta. Jotta yrityksen vakuutukset vastaavat sopimuksen vaatimuksia, kannattaa vakuutusten kattavuuden ja voimassaolon varmistaa vakuutusyhtiöltä sopimusta laadittaessa. Etenkin vastuuvahinkojen korvauskäsittelyssä sillä on suuri merkitys, mitä sopimukselle on kirjattu. Sopimukseen kirjatut velvollisuudet määrittelevät sen, kumman osapuolen velvollisuutena on ollut vakuuttaa mikäkin riski.
- Sopimusriskien hallinnan yksi keino on siirtää osa riskistä vakuutusyhtiön kannettavaksi. Kun vakuutuksia tehdään, on ensiarvoisen tärkeää, että yrityksen toiminnasta ja vastuista kerrotaan mahdollisimman kattavasti vakuutusyhtiön edustajalle. On myös syytä kertoa vakuutusyhtiölle heti, kun toiminnassa tapahtuu muutoksia. Tällöin voidaan varmistaa, että vakuutusturva saadaan pysymään mahdollisimman kattavana. Sopimusriskien hallinnassa olemme siis samalla puolelle ja haluamme tukea yrityksenne kokonaisvaltaista riskienhallinnan kehittämistä, sanoo Suominen.
