Turun kaupungin laskutuksen ruuhkat alkavat helpottaa. Kesäkuun alussa ruuhkautunutta laskutusta on saatu syksyn aikana purettua muun muassa lisäämällä työntekijöitä laskujen käsittelyyn. Uuden järjestelmän kautta kaupungille on saapunut jo hieman yli 100 000 laskua, joista on maksettu lähes 80 000 laskua.
Turun kaupungin laskutus ruuhkautui kesäkuun alussa, kun kaupungissa tehtiin mittava taloushallintojärjestelmän vaihto uuteen SAP-järjestelmään. Järjestelmän muutoksella tavoitellaan sujuvampaa ja virtaviivaisempaa toimintaa.
Pahimmillaan käsittelyssä olevia laskuja on ollut lähes 30 000. Tilannetta on kyetty viimeisen kahden viikon aikana parantamaan ja tällä hetkellä käsittelyssä olevia laskuja on 22 000, joista puolet ovat eräpäivän ylittäneitä laskuja. Myöhässä olevista laskuista 62 prosenttia on enintään 30 päivää myöhässä.
-Toistaiseksi kaupunki maksaa laskut välittömästi hyväksymisen jälkeen, joten maksu saattaa saapua toimittajalle jo ennen eräpäivää, kertoo talousjohtaja Valtteri Mikkola.
Meneillään olevassa muutostilanteessa Turku on tehnyt laskuttajien kanssa yhteistyötä, jotta tarvittavat tiedot saadaan laskuilla oikeille paikoille. Yhteistyö on ollut hyödyllistä ja laskutusjärjestelmää on myös kaupungin päässä hiottu toimivammaksi.
-Muutosvaiheen jälkeen kaupunki tulee ottamaan käyttöön toimintamallin, jossa laskutusohjeiden vastaiset laskut hylätään ja palautetaan laskuttajalle. Tilanne arvioidaan ja siitä viestitään loppuvuoden aikana, kertoo Mikkola.
Laskujen automaattinen käsittely nopeuttaa huomattavasti maksatusta, mutta sen edellytyksenä kaupungille toimitetuista ostolaskuista tulee löytyä kaupungin laskutusohjeessa esitetyt asiat. Tästä syystä onkin erittäin tärkeää, että toimittajat noudattavat tarkasti laskutusohjetta.
Laskutuksen kulut ovat 2,3 miljoonaa euroa vuodessa
Ostolaskuruuhkan seurauksena kaupungille arvioidaan aiheutuvan tänä vuonna 200 000 euron ylimääräiset kustannukset. Tämän päälle tulevat vielä perintätoimista aiheutuneet kustannukset.
Turun Sanomien maanantaina 8.11. laskema ja uutisoima kuuden miljoonan euron kulu puutteellisten laskujen aiheuttamasta kustannuksesta on virheellinen.
Ostolaskuihin liittyvää työtä tehdään ulkopuolisen palvelutuottajan ja kaupungin oman henkilöstön toimesta. Kokonaiskustannus laskutukseen liittyvästä työpanoksesta ja ostopalveluista on noin 2,3 miljoonaa euroa vuodessa.
-2,3 miljoonan euron vuosittainen kulu kattaa muun muassa ostolaskujen vastaanottamiseen, reitittämiseen, tiliöintiin ja mahdolliseen selvittämiseen liittyvät työt ns. normaalitilanteen mukaan. Tämän lisäksi kaupungille syntyy prosessikustannuksia mm. asiatarkastuksen ja hyväksymisen osalta, Valtteri Mikkola kuvailee.
Kaupungilla käsitellään noin 245 000 laskua vuodessa. Yhden laskun prosessikustannukseksi muodostuu noin 10 euroa. Kokonaiskustannus muodostuu useiden henkilöiden erilaisista työpanoksista prosessin eri vaiheissa ja arvio on suuntaa antava.
Laskutusjärjestelmän uudistaminen on osa Turun kaupungissa meneillään olevaa suurta uudistusta, jossa kaupungin toimintamalleja virtaviivaistetaan ja selkeytetään. Tavoitteena on tehdä kaupungin toiminnasta entistä asiakas- ja asukaslähtöisempää sekä sujuvoittaa työntekoa ja tukea päätöksentekoa.
