Palaveri on parhaimmillaan tehokas työyhteisön yhteistyön foorumi. Hyvällä valmistautumisella voidaan varmistaa, että siihen käytetty aika hyödynnetään tehokkaasti.
Mitä paremmin koollekutsuja valmistautuu palaveriin ja auttaa siihen osallistuvia ihmisiä ymmärtämään mitä heiltä odotetaan, sitä tehokkaammaksi palaveri muuttuu, johdon coach ja työyhteisövalmentaja Anna-Mari Siekkeli SparriKumppanista kertoo.
– Kun kaikki tuntevat roolinsa ja ovat valmistautuneet huolellisesti, kokoontumiselle tarvitaan yleensä myös vähemmän aikaa.
Palaverin koolle kutsujan on myös hyvä miettiä, ketkä koolle kannattaa kutsua.
– Varmin keino turhauttaa osallistujat on lähettää kutsu varmuuden vuoksi mahdollisimman monelle, Siekkeli muistuttaa.
Palaverin vetäjän on myös oltava jämäkkä ajankäytössä. Jos agendalla on monta asiaa, pitää puheenjohtajan osata ohjata keskustelua tehokkaasti.
– Tämä on taito, joka kehittyy vetämällä kokouksia.
Palaverin lopuksi käydään vielä läpi, mitä juuri sovittiin ja kuka tekee mitäkin. Muistiokin on hyvä tehdä.
– Näin varmistetaan, että kaikki ovat varmasti samalla kartalla ja tietävät, mitä seuraavaksi tapahtuu.
Osallista osallistujat
Kiintoisinta tehokkaassa palaverissa on osallistujien houkuttelu keskusteluun. Esihenkilöillä on kultturissamme painetta tietää ja kysyttäessä antaa vastaus asioihin. Kaikkea ei kuitenkaan tarvitse tietää itse, eikä palavereista saa tulla yksinpuheluita.
– Tosiasiassa myös muilla palaveriosallistujilla on aivot – ja me haluamme niitä käyttää. Ihmiset haluavat tulla nähdyiksi, kuulluiksi ja kohdatuiksi.
Avoimet m-alkuiset kysymykset kuten mitä, millainen, miten, missä, milloin ovat tärkeä työkalu, jolla keskustelun saa viritettyä.
– Mutta yhtä tärkeää on jäädä odottamaan vastauksia.
Siekkeli on huomannut, että joskus vetäjä ei uskalla esittää kysymyksiä. Syynä tähän on pelko siitä, että keskustelu voi lähteä polveilemaan tai se, että keskustelu kulkeutuu alueille, jotka ovat itselle vieraita.
– Raamittamalla palaverin tavoitteen ja sen pelisäännöt, varmistetaan, että keskustelu pysyy oikeassa kehikossa ja esiin tulevat ehdotukset tulevat oikealle tontille.
Etäpalaverit ovat yleistyneet
Korona-aika ja etätyöskentely ovat Siekkelin mukaan muokanneet palaverikäytäntöjämme. Osa yrityksistä on siirtynyt lähes pelkästään etäkokouksiin, mikä ei välttämättä huomioi osallistujien erilaisia vuorovaikutustarpeita.
– Jotkut ovat enemmän asiakeskeisiä ja keskittyvät asioiden johtamiseen, jolloin etäpalavereista voi tulla puhtaasti asialistojen suorittamista. Ne, jotka tarvitsevat spontaaneja tapaamisia ja keskustelua kahvihuoneessa, jäävät ilman kaipaamaansa lämmittelypuhetta. Riskinä on, että paljon tärkeää jää silloin sanomatta.
Työpaikoilla olisi tärkeää miettiä missä tilanteissa työporukan pitäisi päästä kokoontumaan yhteen samassa tilassa, jotta vapaamuotoinen keskustelu ja aiheen äärelle pääseminen toteutuisi paremmin.
Hyvä on myös sopia selvistä pelisäännöistä läsnäololle.
– Jos ollaan fyysisesti läsnä, mutta touhutaankin omia läppäreillä ja kännyköillä, herää kysymys, onko palaveri kovinkaan tarpeellinen. Jollei tarvitse olla henkisesti läsnä, voi ehkä kokonaan jättää tulematta.
