Lisääntyneen etätyön tyhjentämät toimistot ja paine säästää tilakuluissa lisäävät samanaikaisesti tarvetta työympäristömuutoksille. Työterveyslaitoksen mukaan tilaratkaisuissa tulisi huomioida nykyistä paremmin vaikutukset työhön, toimintaan ja hyvinvointiin. Muutosjohtamisella on tässä keskeinen rooli. Muutoksen suunnittelussa työpaikkoja tukee Onnistu työympäristömuutoksessa -opas.

Tietotyön työympäristöt ovat suuressa muutoksessa. Työtä tehdään yhä enemmän muuallakin kuin toimistolla, ja moni organisaatio pohtii tilankäyttönsä tehostamista. Osa on jo päätynyt vähentämään tilojaan radikaalistikin.

Myös sote-alalla tilamuutokset ovat ajankohtaisia, ja yhtenä motiivina on tarve säästää kustannuksissa.

– Tilat ovat organisaatioille usein yksi suurimmista kiinteistä kustannuksista henkilöstökulujen ohella. Tehokkaaseen tilankäyttöön kannustaa myös vastuullisuusnäkökulma, sillä tyhjien tilojen ylläpitäminen tarkoittaa resurssien tuhlaamista, sanoo vanhempi asiantuntija Suvi Hirvonen Työterveyslaitoksesta.

Toiminnan muutos on yhtä tärkeää kuin tilojen muutos

Tutkijoiden viesti työpaikoille on, että työympäristömuutos on monimutkainen prosessi, jossa on aina kyse muustakin kuin tiloista.

– On tärkeää ymmärtää, miten paljon tilamuutos vaikuttaa toimintaan. Lisäksi kannattaa ennakoida, miten työ muuttuu tulevaisuudessa. Näin tilaratkaisut palvelevat työnteon tarpeita pitkään, sanoo vanhempi asiantuntija Pia Sirola Työterveyslaitoksesta.

– Työympäristömuutokset menevät valitettavan usein pieleen siinä, että suunnitellaan pelkästään tilojen muutosta ja unohdetaan työn muutos. Pahimmillaan tuloksena on työhön ja toimintaan sopimattomat tilat, joissa henkilöstö ei voi hyvin, sanoo Suvi Hirvonen.

Muutosvastarintaa ja muutoksesta aiheutuvaa kuormitusta voidaan ehkäistä johtamalla muutosta aktiivisesti, viestimällä avoimesti ja kuuntelemalla henkilöstöä.

Työympäristö voi edistää hyvinvointia monin tavoin

Työterveyslaitos suosittelee hyvinvoinnin nostamista keskiöön työympäristömuutoksissa. Pelkästään ongelmien puuttuminen ei takaa henkilöstön hyvinvointia.

Onnistu työympäristömuutoksessa -oppaan mukaan hyvinvointia edistävä työympäristö tukee esimerkiksi työn sujuvuutta ja työn imua sekä edistää vuorovaikutusta, yhteistyötä ja fyysistä aktiivisuutta.

Tutustu oppaaseen

• Onnistu työympäristömuutoksessa – opas suunnittelun tueksi | Työterveyslaitos (ttl.fi)
• Onnistu työympäristömuutoksessa -opas tarjoaa työpaikoille konkreettisia vinkkejä ja tarkistuslistoja sujuvaan työympäristömuutoksen johtamiseen.
• Oppaan osana kuullaan myös poimintoja Työterveyslaitoksen oman työympäristömuutosprosessin onnistumisista ja haasteista.
• Oppaan materiaalit pohjautuvat Työterveyslaitoksen pitkäaikaiseen tutkimus- ja kehittämistyöhön työtilojen parissa.