Monitilatoimistojen pitkäaikaisia hyvinvointivaikutuksia on tutkittu vasta vähän. Aihe on ajankohtainen, sillä monilla työpaikoilla päivitetään tilaratkaisuja hybridityöaikana.
– Monitilatoimiston käytön ideana on, että työntekijä voi valita itselleen ja tehtävälleen sopivan paikan. Sitä voi vaihtaa tilanteen ja tarpeen mukaan. Avotoimistot vähenevät ja monitilaratkaisut yleistyvät. Koronapandemian myötä yleistynyt etätyö on vauhdittanut tätä kehitystä, kertoo johtava tutkija Virpi Ruohomäki Työterveyslaitoksesta.
Monitilatoimistojen toteutus perustuu oletukselle, että työpistettä vaihdetaan tehtävän vaatimusten mukaan, esimerkiksi keskittymistä tai yhteistyötä varten siirrytään niihin tarkoitettuihin tiloihin. Aiempi tutkimus on osoittanut, että harva toimii aktiivisesti näin.
Uudet tutkimustulokset osoittavat, että nimeämättömät työpisteet parhaimmillaan ohjaavat monipuoliseen tilankäyttöön, mutta työtilojen valintaan vaikuttavat erilaiset yksilö- ja tilannekohtaiset tekijät, joita on tarpeellista ottaa huomioon tilojen suunnittelussa.
Työterveyslaitoksen tutkimushankkeessa on julkaistu aiheesta kaksi uutta tieteellistä artikkelia. Aineistot kerättiin ennen koronapandemiaa.
Monitilatoimistojen tiloja hyödynnetään vaihtelevasti – monesta syystä
Asiantuntijaorganisaatiossa tutkimus toteutettiin monitilatoimistossa, johon henkilöstö oli muuttanut omista työhuoneista vajaa vuosi aiemmin. Työpaikalla ei ollut nimettyjä työpisteitä.
Aktiivisimmin monitilatoimiston erilaisia työtiloja käyttivät työkykynsä hyväksi arvioivat työntekijät, nuoret työntekijät, miehet ja esihenkilöt. Työpisteen löytämisen kokivat haastavimmaksi ne, jotka työskentelivät toimistolla harvemmin, joilla oli korkea työkuormitus ja jotka olivat tyytymättömiä siihen, miten yksilölliset ergonomiset tarpeet oli huomioitu suunnittelussa.
– Työntekijöiden välillä on suuria eroja siinä, miten he käyttävät monitilatoimiston tiloja. Tilojen suunnittelussa tulee kiinnittää huomiota muihinkin tekijöihin kuin työn vaatimuksiin. Esimerkiksi iästä, työkyvystä ja ergonomiasta nousee yksilöllisiä tarpeita, sanoo johtava tutkija Annu Haapakangas.
Tutkimuksen mukaan monitilatoimisto palveli parhaiten niitä, joiden työssä painottuivat erilaiset yhteistyötilanteet. Jos sen sijaan vuorovaikutus on vähäistä ja keskittymisvaatimukset ja ajattelutyö painottuvat, monitilatoimisto voi olla haasteellisempi.
Tutkimustulokset julkistettiin Erconomics-lehden artikkelissa.
Tilamuutosten hyvinvointivaikutuksia tulee seurata
Julkisen sektorin organisaatiossa henkilöstö siirtyi omista työhuoneista monitilatoimistoon. Heillä oli käytössään nimetyt työpisteet, mutta vähäiset mahdollisuudet etätyöhön. Tilamuutoksen vaikutuksia seurattiin lähes kahden vuoden ajan.
Tilamuutoksen seurauksena heikkenivät yksityisyyden kokemus, tuki yksilötehtäville, kuten työrauha keskittymistä vaativille töille ja työhyvinvointia kuvaava työn imu. Muutoksella ei sen sijaan ollut vaikutuksia työtyytyväisyyteen tai siihen, miten toimiston koettiin tukevan yhteistyötä ja vuorovaikutusta.
Tulokset antavat viitteitä siitä, että henkilöstön kokemuksia ja hyvinvointia on tärkeää seurata monitilatilatoimistoihin siirtymisen jälkeen.
– Organisaatioissa tulee harkita huolellisesti, tukevatko nimetyt työpisteet henkilöstön työtehtäviä. Malli ei aina kannusta tilojen aktiiviseen käyttöön, eikä siten välttämättä tarjoa sopivia olosuhteita keskittymistä edellyttäville yksilötehtäville, toteaa vanhempi asiantuntija Pia Sirola Työterveyslaitoksesta.
